l siguiente material ha sido elaborado teniendo en cuenta el programa y las fuentes de información que se detallan en la sección Material. Esta guía deberá apliarse con dicho material en las actividades.

• Dato e Información: Tipos y diferencias
  • Concepto de Dato y Concepto de Información. Diferencias entre ambos

    Un dato es una representación simbólica de la realidad. Es en sí mismo un material con escaso o nulo valor para un individuo dado en una situación concreta.

    Por ejemplo, en una organización existen empleados, muebles. Para cada empleado hay un número de legajo, para cada mueble un número de inventario. Un número de inventario no nos dice nada más que eso: es un número que representa un bien mueble de la organización y un número de legajo no nos agrega nada más, salvo que es un número con que se identifica a un empleado particular de la organización.

    Los Datos tienen que ver con entidades concretas, representan una entidad: empleado o bien mueble. También podemos encontrar datos con aquellas actividades cotidianas de la organización. Por ejemplo, si la organización efectúa una venta dada, el número de factura es un dato que nos está diciendo que se ha realizado una venta.

    La información es el significado que una persona le asigna a un dato, más específicamente a un conjunto de datos, en un momento y lugar determinados.

    ¿Por qué?

    EEl Gerente de RR HH necesita información sobre el legajo 10, el 20 y el 35 y solicita al respecto los apellidos y nombres, cargos, antiguedad y remuneración de dichos empleados. Cuando le llega el detalle de lo que solicitó, ahí cuenta con información porque disminuye el grado de ignorancia y puede tomar una decisión o pedir una ampliación de la información originalmente solicitada.

    Suponiendo que hay que promover a uno de los empleados, entonces podría solicitar también la situación de presentismo.

    Esta información es válida en un momento y lugar determinados. En este momento, dentro de un mes los empleados podrían no serlo ya, la situación de presentismo podría haber cambiado también.

    ¿Para qué sirve la información?

    La información sirve para conocer mejor un aspecto de la realidad y para una determinada persona; también para disminuir nuestro grado de ignorancia y fundamentalmente es la base en la toma de decisiones gerenciales.

  • Diferentes tipos de datos y de información

    Los datos son una representación de la realidad. Por eso se pueden distinguir distintos tipos de datos. Por ejemplo, un legajo de empleado es un dato de tipo numérico. Un apellido es un dato de tipo alfabético. Una dirección es generalmente un dato de tipo alfanumérico. Una fecha es un tipo de datos numérico con determinado formato. Por ejemplo aquí utilizamos el formato francés o más conocido como europeo: dd/mm/aaaa pero en Estados Unidos utilizan el formato inglés: mm/dd/aaaa.

    La información presenta determinados atributos, por ejemplo según su grado de extension podrá ser información presentada en forma resumida o detallada; según su temporalidad podrá ser información relativa a datos históricos, actuales o presentes o bien referirse a datos futuros o estimados. Vea un esquema sobre las características de la información

    La información es dependiente no solo de los datos que se han procesado sino que su utilidad está determinada o es útil dependiendo de la persona que la vaya a utilizar. La pirámide organizacional nos recuerda la jerarquía en base a la responsabilidad en la toma de decisiones y ello está en directa relación con la información.

    La información es provista por el Sistema de Información de la organización. Según el nivel de la Pirámide Organizacional en el que nos ubiquemos encontraremos distintos Sistemas de Información.

    Un Sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos organizado para brindar información a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización para desarrollar sus respectivas tareas.

    Asimismo un sistema de información no requiere de computadores ya que durante siglos han existido sin ellos. Sin embargo, la aparición del computador y su gran desarrollo tecnológico han potenciado extraordinariamente el procesamiento de datos y generación de información, hasta el punto que a esta era se la suele llamar Era de la Información.

    n la siguiente gráfica podemos ver los diferentes tipos de Sistemas de Información que se vinculan a las diferentes jerarquías organizacionales para que puedan tomar las decisiones apropiadas:

    

    Como podemos apreciar, tanto las decisiones como la información están presentes a lo largo (y a lo ancho) de la pirámide organizacional. Sin embargo, tanto las decisiones del nivel superior requieren información diferente respecto de la que necesitan los otros niveles.

    En el más alto nivel de la pirámide, a nivel político (o estratégico en algunos trabajos) las decisiones a tomar no son estructuradas y requieren un tipo de información especial. Esta clase de información está relacionada con los Sistemas de Información para la Toma de Decisiones a Nivel Gerencial o Sistemas de Información de Nivel Superior. Puede decirse que a este nivel la información es la materia prima de la actividad estratégica y la información es también la forma que adopta el resultado de dicha actividad. Esta información es resumida, en forma de gráficas, tabular y de agrupamientos.

    En el nivel intermedio, cuyas funciones son ejecutivas y de control, las decisiones a tomar son semi estructuradas y la información necesaria es la correspondiente a los Sistemas de Soporte a las Decisiones. En estos sistemas la información necesaria es capta de los Sistemas de Transacciones generando la información pertinente con mayor detalle que la del nivel superior.

    Finalmente en el nivel operativo las decisiones en su mayor parte son estructuradas y la información es provista por Sistemas Transaccionales. Estos sistemas son los que permiten registrar las operaciones diarias de las organizaciones. Captan datos, los procesan y emiten información que sirve de base para el nivel superior. Esta información es detalla y casi exenta de gráficos e información a nivel total o agrupamiento.

• Documentos comerciales utilizados en la empresa: Factura, Ticket, Orden de Compra, Recibo, Cheque y Pagaré.
  • Los documentos comerciales

    La actividad de las empresas se encuentra regulada por lo que disponen los Códigos, las Leyes Nacionales y Provinciales, etc.

    Al tratarse de actividades de tipo comercial se deben cumplir ciertos recaudos entre las partes que intervienen en una operación. Es así que existen organismos públicos encargados de gestionar y fiscalizar la recaudación de impuestos. A nivel nacional tenemos la Administración Nacional de Ingresos Públicos y la Administración Nacional de Aduanas; más conocidas como AFIP y ANA, respectivamente. A nivel provincial es la Dirección General de Rentas (DGR) de la Provincia de Mendoza la encargada de cumplir este rol.

    Los comprobantes son el respaldo documental con que cuenta el Sistema de Información de una Empresa. El sistema de información no sólo procesa comprobantes comerciales, por otra parte. Por ejemplo las tarjetas horarias, o planillas horarias para uso del personal son comprobantes de tipo interno que tienen un fin de control, que además son exigidos por la legislación vigente.

    Podemos clasificarlos de la siguiente manera:

    1. En base a su utilización:

       1. interno: utilizados dentro de la organización para registrar la actividad dentro de departamentos o entre éstos. Por ejemplo los remitos sirven para reflejar que de un departamento dado salió determinada mercadería o materiales hacia otro departamento de la empresa. Estos remitos se conocen como internos.

       2. externo: utilizados con entidades externas a la empresa. Por ejemplo, es el caso de las Facturas, Tickets, Remitos (externos), etc.

    2. En base a su origen o dónde se generan:

       1. interno: son aquellos generados por la propia empresa (facturas de venta, remitos emitidos, etc.). Típicamente estos comprobantes son una salida del sistema.

       2. externo: y los externos son aquellos generados fuera de la empresa (facturas de compra, cheques recibidos de clientes, etc.). Típicamente son una entrada al sistema.

    3. En base a si se registran en la contabilidad

       1. si se registran: que originan una registración contable. Por ejemplo de comprobantes que originan una registración contable son: facturas de compra, facturas de venta, notas de débito, notas de crédito, cheques, pagarés, recibos, etc. El motivo de esto es que para poder registrar contablemente el comprobante debe reflejar una operación y además la misma debe estar valuada, o sea tener un valor expresado en el mismo.

       2. no se registran: no originan una registración contable porque el comprobante, si bien refleja una operación comercial, no tiene un valor que se pueda registrar o, si lo tiene, no obliga a las partes. Esto se verá más en detalle con los diferentes tipos de comprobanes. Ejemplos de comprobantes que no se registran contablemente son: remitos, órdenes de compra, resumenes de cuenta. Sin embargo, hay excepciones, por ejemplo en el caso de los remitos externos o guías de traslado de mercaderías o insumos entre distintos sectores de la empresa. Dependiendo de cómo este organizada, si se lleva el stock en forma descentralizada, este comprobante generará sí una registración, aunque no contable. En el almacén de donde parten los insumos o mercaderías se producirá una disminución de la cantidad de los artículos o insumos diponibles y en el sector al que llegan un aumento.

    Sea que los comprobantes se registren o no en la contabilidad, siempre se deben archivar.

    En el siguiente Esquema pueden verse los comprobantes que respaldan distinto tipo de operaciones.

    ¿Por qué los comprobantes que respaldan la generación de una operación llevan letras A, B, C?

    La AFIP desde la década del 90 estableció reglas que deben cumplir los distintos tipos de comprobantes que perfeccionan operaciones que están gravadas por el Impuesto al Valor Agregado (en adelante IVA). Las Direcciones de Rentas Provinciales, después se adhirieron a esta normativa.

    Como saben, la AFIP es el organismo encargado de recaudar los impuestos. Básicamente existen dos clases de impuestos:

    1. gravan el consumo
    2. gravan el patrimonio

    La diferencia fundamental entre unos y otros es que los que gravan el consumo. El IVA es un impuesto al consumo. Por lo tanto grava cualquier operación que esté alcanzada sin importar el patrimonio de quien compra un bien o servicio. Además los impuestos al consumo son pagados por el Consumidor Final, es decir, cada persona que va a comprar bienes carne, leche, artículos de librería, rodados, inmuebles, computadoras, etc. o servicios: médicos, profesionales, bancarios, etc.

    En cambio los impuestos patrimoniales, entre los cuales se puede considerar también a Ganancias, gravan en función del patrimonio o ganancia que tiene una persona y no sólo se ven alcanzadas las personas físicas sino también las sociedades.

    Además las alícuotas no son fijas sino que suelen ser progresivas, esto es, a mayor patrimonio o ganancia mayor alícuota y por ende, mayor impuesto a pagar.

    En cuanto al IVA podemos distinguir distinto tipo de sujetos que intervienen en las operaciones, ya sean personas físicas o jurídicas:

    1. IVA Responsable Inscripto
    2. IVA Responsable Monotributo
    3. IVA Responsable Monotributo Eventual
    4. IVA No Responsable
    5. IVA Exento
    6. Consumidor Final

    Dependiendo de quien efectúe la venta, la locación o prestación de servicios, los comprobantes deben llevar distintas letras y reunir determinados requisitos. En el siguiente Esquema de Comprobantes Comerciales y su tipo: A, B ó C pueden ver qué tipo de letra deben llevar los comprobantes que emiten los diferentes operadores comerciales.

    Asimismo la AFIP ha emitido Modelos de Comprobantes que deberán comparar, clasificar y determinar cuáles son sus diferencias y similitudes en la Sección Actividades de la Unidad II. Es conveniente que antes esudien para qué sirve cada comprobante, lo que se desarrolla y esquematiza en el siguiente punto.

  • Descripción de los documentos comerciales

    Una característica de los documentos comerciales es que en ellos se deja constancia de una operación comercial según lo dispongan los usos y costumbres generalizados y las disposiciones legales. Por ello mismo son importantes como dato e información del sistema de control interno de las empresas.

    1. Nota de pedido o de compra

       Es un documento comercial mediante el cual la empresa efectúa un pedido de compra a otra empresa. Este documento no perfecciona la operación de compraventa porque no obliga a las partes.

       Como mínimo se extiende en original y duplicado.

    2. Nota de ventas

       Es un contrato comercial en el cual el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador (se indica cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago, etc.) En una palabra refleja las condiciones de la operación.

       Este comprobante sí obliga al vendedor (quien emite la Nota de Ventas) a entregar la mercadería en los plazos y condiciones estipulados. También obliga al comprador a recibir la mercadería. Si bien obliga a las partes, todavía no pefecciona la operación, la cual se produce con la entrega de la mercadería. No origina registros contables.

    3. Remito

       Este comprobante se utiliza para realizar la entrega de los bienes vendidos. En él, el comprador (o la persona que reciba los bienes) deja constancia de su conformidad. Este documento obliga al comprador a pagar lo convenido. El remito sirve de base para emitir la factura.

       El remito se extiende como mínimo por duplicado según la legislación vigente. Sin embargo conviene por las prácticas comerciales y administrativas que se emita por triplicado para que se utilicen las copias de esta forma: el original queda en poder del comprador (firmado por el vendedor), el duplicado firmado por el comprador (es la conformidad por las mercaderías recibidas) queda en poder del vendedor y más específicamente en el sector que se encargue de efectuar la facturación. El triplicado queda en poder del depósito como constancia de las mercaderías que salieron del mismo.

       El remito junto con la entrega de las mercaderías y la conformidad del comprador es lo que perfecciona una operación de compraventa. Es común en la práctica que junto con el remito se entregue también la factura.

       No se registra contablemente puesto que los remitos generalmente se emiten sin valores y además según la legislación vigente es un documento no válido como factura.

    4. Factura

       Es una descripción escrita de que el vendedor ha hecho entrega al comprador de las mercaderías que le ha vendido. Se debe indicar cantidades, naturaleza del producto, precio y otras condiciones de venta que fueran oportunas. Suele también dejarse constancia del o los remitos que intervinieron en la operación.

       Este documento se registra contablemente. Para el vendedor es la constancia de la venta que efectuó y para el comprador es la constancia de la compra realizada.

       Debe extenderse como mínimo por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado en poder del vendedor.

       La factura es el documento más importante en una operación de compraventa ya que con la misma queda perfeccionada la operación y concluida si no se emitió remito previamente o bien concluye la operación si ya se perfeccionó (cuando se entregó la mercadería y el remito fue confirmado). Esto es independiente de que le comprador cumpla o no con posterioridad su obligación de pago.

       ¿Qué es un ticket y qué lo diferencia de la factura?. Hace unos años diez años atrás la AFIP reguló el tema de los Controladores Fiscales. El controlador fiscal es una computadora que sirve para registrar operaciones de compraventa. Están obligados a tener controlador fiscal aquellos contribuyentes que sean del tipo IVA Responsable Inscripto y cuya actividad esté obligada a tener controlador fiscal, o cuando siendo Responsable Inscripto la mayor parte de sus ventas sean efectuadas a consumidor final. Asimismo, si un contribuyente, no estando obligado por ley, quiere emitir tickets, independientemente de su categoría en IVA, deberá tener Controlador Fiscal. El Controlador no sólo permite emitir tickets sino también tickets-factura y facturas.

       En una palabra, si un comerciante debe o prefiere emitir tickets, deberá tener controlador fiscal, además de los comprobantes preimpresos para cuando el controlador esté en mantenimiento, se corte la luz, etc. La diferencia fundamental entre el ticket y la factura, es más que nada formal, siendo además que el ticket se emite a consumidores finales; el cambio el ticket factura se utiliza también para otro tipo de compradores.

    5. Nota de débito

       Refleja una suma de dinero que consiste en un débito o aumento (por ejemplo por intereses) en la cuenta corriente que tiene el comprador con el vendedor. De esta manera el vendedor notifica al comprador sobre el aumento en la cuenta corriente. En una palabra este documento incrementa la deuda que el comprador o cliente mantiene con el vendedor.

       Se emite generalmente por duplicado. El original queda en poder del comprador o cliente y el duplicado en poder del vendedor.

    6. Nota de crédito

       s un documento mediante el cual el vendedor notifica a su cliente que su cuenta ha sido acreditada (disminuida) en una determinada cantidad según el motivo expresado en el documento. Un ejemplo común en el caso de una venta a crédito cuando después el comprador devuelve una parte de las mercaderías.

       Se utiliza igualmente en los siguientes casos: devoluciones por mercaderías rotas o en mal estado, por rebajas de precios, descuentos especiales, por errores debido a facturación excesiva, etc.

    7. Resumen de cuenta

       Es común que a fin de mes se les envíe a los clientes a crédito un resumen o detalle de su cuenta. El resumen muestra información detallada mostrando la fecha, número, importe de las facturas que originaron la deuda y las fechas, importes y cancelaciones efectuadas. Al pie figura un total de lo que el cliente adeuda a fin de mes.

       Un ejemplo típico lo constituye un Resumen Bancario.

       La importancia de este documento está en que el comprador puede cotejar el saldo que figura en el resumen con su propia contabilidad y para el vendedor es una forma cortés de recordarle al cliente que tiene un saldo pendiente.

    8. Recibos

       El recibo generalmente es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

       Es de suma importancia en cuanto a lo legal porque prueba a quién se hizo un pago y además desde el punto de vista contable porque permite efectuar la registración relativa a movimiento de fondos en la empresa.

       Se emite como mínimo por duplicado y se registra contablemente.

       Una particularidad de nuestro sistema legalmente vigente es que en los casos de prestaciones y locaciones de servicios puede sustituir a la factura porque justamente no existe en estos casos traslado de mercaderías.

       Por ejemplo, los profesionales acuerdan con sus clientes la forma y el modo en que se llevará a cabo las tareas encomendadas. Una vez que está finalizada la tarea (o según lo convenido) el profesional emite un recibo en donde consta a su vez qué valores recibió como contraprestación.

    9. Pagaré

       Es un título valor escrito mediante el cual una persona se obliga ( Emisor) a pagar a otra persona (El Beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.

       Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.

       Se emiten sólo en original y además del librador (la persona que se obliga a pagar la suma de dinero) y el beneficiario (a nombre de quién está emitido el pagaré) puede existir otra persona que se llama Fiador o Avalista y es quien garantiza el pago del pagaré.

    10. Cheque

        Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente. Puede ser que la cuenta corriente tanga autorización a girar en descubierto, entonces se pueden librar cheques sin tener fondos suficientes en la cuenta. Por este servicio los bancos cobrar un interés y se lo acuerdan a determinados clientes.

        Las personas que intervienen son:

        1. Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y ordena su pago
        2. El Banco: Es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo.
        3. Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque y que puede cobrarlo.

        También puede intervernir eL Endosante que es quien transfiere el cheque por medio del endoso a favor del banco.

        Hoy nuestra legislación regula dos tipos fundamentales de cheques:

        1. Cheque común: que es un medio de pago
        2. Cheque de pago diferido: que es además de un medio de pago un instrumento de crédito.

        Un esquema puede aclarar las diferencias entre el cheque común y el de pago diferido.

        Ambos cheques pueden extenderse de la siguientes formas:

        1. A favor de una persona determinada o Cheque a la Orden
        2. A favor de una persona determinada con la cláusula "no a la orden" o Cheque no a la Orden
        3. A favor de quien lo presente al cobro: es el cheque emitido sin designar ningún beneficiario, o Cheque al Portador.

        Todos estos cheques son transmisibles por endoso salvo el que es emitido con la cláusula "no a la orden".

        Además si cualquiera de estos cheques está cruzado con dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo se denomina Cheque Cruzado y este cheque no puede cobrarse por ventanilla por lo cual debe ser depositado en una cuenta corriente o en una caja de ahorros.

        El término de presentación de un cheque común para su pago es de 30 días corridos, a partir de su emisión. Los cheques de pago diferido no pueden exceder los 360 como fecha de pago.

    11. Nota de Crédito Bancaria o Boleta de Deposito

        Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero, cheques u otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente.

    Seguidamente se presentan unos esquemas que permiten comprender la operatoria con los comprobantes comerciales:

    • Operatoria con compras y ventas al contado.

    • Operatoria con compras y ventas a crédito.

    Asimismo en la sección Material de la Unidad II pueden consultar y analizar operaciones con comprobantes originales:

  • Cursogramas
    • Concepto

      Un Cursograma es una representación gráfica de un procedimiento o rutina administrativa.

      Pero no es una representación estática sino dinámica ya que permite seguir la secuencia o flujo de acciones del procedimiento e identificar las funciones administrativas que participan del procedimiento.

    • Importancia

      Es una técnica visual y analítica que permite describir sistemas en una forma clara, lógica y concisa, facilitando la impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen hasta su destino.

      De esta característica general se desprenden otras ya que permiten:

      • mostrar cómo funcionan en realidad todos los componentes de un procedimiento o sistema, facilitando el análisis de su eficacia;

      • sustituir a los métodos tradicionales de descripción de procedimientos en forma narrativa, lo cual brinda una mayor objetividad y facilidad de lectura al tratarse de una representación que utiliza símbolos convencionales;

      • y como consecuenica se puede verificar con mayor facilidad si la descripción del procedimiento es completa o si por el contrario, presenta errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones;

      • y por lo tanto es más fácil poder subsanar o corregir el procedimiento o sistema.

    • Normas de representación simbólica
      1. Dirección del diseño

         La realidad indica que las operaciones de un procedimiento se desplazan en doble sentido: vertical y horizontal. En eEl cursograma, la representación gráfica normal del procedimiento debe ser descendente en su orientación vertical y en dirección de izquierda a derecha en el sentido horizontal. Excepcionalmente, puede ser ascendente si se desea indicar un retroceso en el procedimiento motivado por economía de espacio. Sin embargo esto no es recomendable. Lo mejor es empalmar otra hoja.

         Gráficamente, por lo tanto:

         
      2. Disposición de los símbolos

         Los símbolos se ubican dentro de las columnas. Las distintas columnas indican el área o sector que ejecuta las acciones indicadas por los símbolos.

         Debido a ello los símbolos pueden tener una posición inicial, intermedia o final.

         • Un símbolo es inicial cuando a él no llega ninguna línea pero sí salen una o más líneas. Los símbolos que pueden ser iniciales son: Operación, Archivo Transitorio y Definitivo, Proceso no Representado y Conector.

         • Un símbolo es intermedio cuando recibe una línea de traslado y de él partir una o más. Pueden adoptar esta ubicación todos los símbolos a excepción del de Destrucción.

         • Un símbolo es final cuando llega una línea de entrada pero de la que no sale ninguna. Pueden tener esta ubicación los símbolos de Operación, Archivo Definitivo, Destrucción, Proceso no Representado y Conector.

      3. Traslado de información

         Existen normas concretas para dibujar el traslado de información y otras situaciones con el fin de dar claridad a la representación:

         • Traslado de información:

           Se utilizan líneas rectas continuas indicándose su sentido mediante una flecha. Esta no será necesaria para las líneas descendentes.

         • Toma de información:

           Se utilizan líneas rectas discontinuas indicándose su sentido con una flecha. Esta no será necesaria para las líneas descendentes.

         • Cruce de líneas:

           Debe minimizarse el cruce de líneas. Si no se pueden evigtar se utilizarán "puentes" de media circunferencia. Este "puente" se dibujará sobre la línea que cruce a otra ya trazada. La concavidad del "puente" debe coincidir con la orientación de la línea que se está cortando.

           La siguiente imagen muestra el siguiente orden: A - B - C:

           
         • Uniones de líneas o secuencias:

           Se efectúan formando ángulos rectos, tanto en el caso de varias líneas convergentes a un símbolo, como continuación de una misma línea que cambia de dirección.

           
      4. Entrada y salida de líneas a los símbolos:

         La regla general es que la entrada de líneas deberá efectuarse por la parte superior o lateral del símbolo (en general el lateral izquierdo), y la salida por la parte inferior o lateral (en general el lateral derecho).

         Respecto de las líneas de traslado sólo pueden entrar una línea a cualquiera de los símbolos y sólo puede salir una, salvo para el símbolo de alternativa (del que pueden salir hasta tres), del símbolo formulario (del que pueden entrar o salir una o varias líneas de secuencia) y el símbolo de operación simultánea (en cuyo caso cualquier símbolo de acción puede tener mayor cantidad de líneas de traslado).

         En cuanto a las líneas de toma de información puede entrar una a cada símbolo y salir tantas como sean necesarias.

         Finalmente, cuando a un mismo símbolo converjan varios cursos de acción o se tome información de distintos orígenes, se procede a unir las líneas correspondientes antes de su entrada o luego de su salida.

      5. Símbolos utilizados

         Han sido establecidos por el El IRAM, Instituto Argentino de Normalización, en sus Normas:

         • 34501 Procedimientos Administrativos. Símbolos para la representación gráfica;
         • 34502 Procedimientos Administrativos. Técnicas para la representación gráfica;
         • 34503 Procedimientos Administrativos. Lineamientos generales para el diseño de formularios para la representación gráfica establece los símbolos que se utilizan en la representación gráfica de procedimientos administrativos.

         Los Símbolos pueden consultarse desde aquí o bien bajarse desde la página Material en formato Word o Pdf.

    • Casos Prácticos
      1. >COBRANZAS:
         • El cobrador retira del legajo del cliente el duplicado de la factura a cobrar y con ella visita al cliente.
         • El cliente le entrega un cheque por un importe menor al facturado.
         • Con el cheque, el cobrador emite un Recibo por triplicado. Entrega el original al cliente, el duplicado lo envía a Cuentas Corrientes donde se baja el saldo en cuenta corriente del cliente por ese importe, y se archiva definitivamente el Recibo.
         • El cobrador conserva el duplicado de la Factura, el triplicado del Recibo y el cheque y al final de la semana entrega documentación y valores en Tesorería.

           Para desarrollar el caso práctico y poder dibujar correctamente eEl cursograma conviene seguir los siguientes pasos:

         1. Identificar funciones o áreas

            Lo mejor es subrayar las funciones o áreas en el texto y luego efectuar las separaciones correspondientes.

            Así tenemos las siguientes funciones o áreas funcionales: Cobradores, Clientes, Cuentas Corrientes y Tesorería:

            

         2. Representamos la secuencia de acciones y rotulamos los formularios

            "El cobrador retira del legajo del cliente el duplicado de la factura a cobrar y con ella visita al cliente."

            Debemos indicar el nombre y ejemplar del comprobante. Podemos utilizar el nombre del comprobante o una sigla distintiva. Por ejemplo, en lugar de colocar la palabra Factura podemos utilizar la letra F. Pero la sigla debe ser inequívoca, es decir que no pueda haber dos comprobantes distintos con la misma sigla.

            

         3. Cuando un sector recibe formularios se vuelven a dibujar

            "El cliente le entrega un cheque por un importe menor al facturado. Con el cheque, el cobrador emite un Recibo por triplicado."

            Como podemos ver aparece el símbolo de operación porque el cliente emite el cheque y por lo tanto genera información.

            

         4. Se sigue la secuencia utilizando la simbología apropiada.

            El cursograma completo puede apreciarse en Caso 1: Cobranzas. En la sección Material estarán disponibles los cursogramas resueltos en formato Excel

      2. >COMPRAS 1:
         • El Sector Almacenes emite un Pedido de Materiales (PM) por duplicado.
         • Almacenes conserva el duplicado y envía el original a Compras.
         • En compras se consulta en la computadora a ver cuál fue el último proveedor al que se le adquirieron esos materiales y emite una Orden de Compra (OC) a nombre del proveedor por triplicado. El original del Pedido de Materiales se archiva transitoriamente.
         • El original se lo envía al proveedor, el duplicado a Almacenes en donde se lo archiva transitoriamente juntamente con el duplicado de la Nota de Pedido y el triplicado se archiva definitivamente en Compras.

         Para desarrollar el caso práctico y poder dibujar correctamente eEl cursograma conviene seguir los pasos descriptos en el caso anterior.

         El cursograma completo puede apreciarse en Caso 2: Compras 1. En la sección Material estarán disponibles los cursogramas resueltos en formato Excel

      3. COMPRAS 2:
         • El proveedor envía a Recepción la Mercadería acompañada del Remito (R) original y duplicado y la Factura (F) en original;
         • Recepción firma el R original y lo devuelve al proveedor. Eenvía la mercadería junto con el duplicado del R al Sector Almacenes;
         • La F en original se envía a Compras donde se retira de un archivo transitorio el PM original y se compara lo facturado con lo pedido;
         • Si coincide, registra en computadora el aumento del stock y el aumento del saldo a pagar al proveedor y archiva definitivamente la F y el PM.

         Para desarrollar el caso práctico y poder dibujar correctamente eEl cursograma conviene seguir los pasos descriptos en el primer caso.

         El cursograma completo puede apreciarse en Caso 3: Compras 2. Asimismo puede apreciarse que este caso es continuación del anterior. Podrían haberse dibujado en un solo cursograma. En la sección Material estarán disponibles los cursogramas resueltos en formato Excel

      4. VENTAS 1 (al contado):
         • Cuando se presenta un cliente el Vendedor consulta la base de datos y verifica la existencia del artículo elegido.
         • El vendedor emite una Nota de Pedido por duplicado y actualiza la base de datos con el nuevo pedido.
         • El original de la NP es enviado a Expedición y el duplicado a Caja.
         • En Caja se consulta el archivo de pedidos de la base de datos con el duplicado de la NP .
         • De coincidir la información y no haber errores se emite la Factura (F) por duplicado.
         • El cliente paga en efectivo y Caja le coloca al original de la factura el sello 'Pagado' y se lo entrega al cliente. El duplicado de F queda pendiente.
         • Cuando el Cliente presenta la Factura en Expedición se le coloca el sello 'Entregado' a la factura, se le embala la mercadería y se le entrega.
         • Además el Cliente antes de recibir la mercadería firma la NP original como constancia de que ha recibido la mercadería.
         • Alfinalizar la jornada Expedición envía las NP originales firmadas por los clientes a Caja.
         • En Caja cuando se reciben las NP originales se adjuntan a las F y todo se envía a Contaduría.

         El cursograma completo puede apreciarse en Caso 4: Ventas 1. Asimismo puede apreciarse que este caso es continuación del anterior. Podrían haberse dibujado en un solo cursograma. En la sección Material estarán disponibles los cursogramas resueltos en formato Excel